Drift och samarbetet med franchisetagarna
Utbildningsprogram
Det är franchisegivarens ansvar att överföra kunskap och erfarenhet till franchisetagarna så att dessa kan driva verksamheten på ett framgångsrikt sätt. Kunskapsöverföringen sker genom en grundutbildning och en rad fortsättningsutbildningar som sker löpande.
Utbildningarna ska kvalificera franchisetagarna dels för att leda och sköta företaget och hur samarbetet med franchisegivaren ska gå till, och dels och framför allt för att med framgång kunna hantera det speciella koncept det är frågan om. Utbildningen följer ofta handbokens innehåll.
Utbildningens omfattning och längd kan variera från bransch till bransch och från företag till företag - från några dagar till flera månader. Den kan vara mer eller mindre grundlig. I vissa fall görs även olika prov och tester. Vanligt är också en praktisk del som kan innefatta praktikarbete på någon av de befintliga enheterna.
Ibland sker utbildningen individuellt och ibland i grupp beroende på när och hur franchisetagarna kommer in i systemet.
Hur utbildningen ska läggas upp i respektive franchisesystem är en viktig del i förberedelserna så att alla är beredda på den utbildningsinsats som kommer att komma. Ju bättre utbildning franchisetagarna kommer att få, desto bättre förutsättningar för framgång.
Figur 1: Delar i grundutbildning och fortsättningsutbildning
Kommunikation och information
En plan behöver tas fram hur franchisegivare och franchisetagare ska utbyta information men också hur de ska mötas och träffas.
Franchisegivarens funktion för att leda och samordna franchisetagarna kan sammanfattas i följande punkter:
1. Informera och kommunicera
2. Skapa delaktighet
3. Lyssna
4. Motivera
Strukturen kan bestå av t ex;
o Möten, konferenser och kick-offer
o Utnämningar, ”Årets franchisetagare”, ”Bästa utvecklingen”o dyl.
o Besök hos franchisetagaren
o Olika råd och gruppkonstellationer som franchisegivaren initierar och styr ex. marknadsråd, sortimentsråd eller ett mer allmänt hållet franchiseråd
o Nyhetsbrev
o Intranät
Kvalitetssäkring och rapportering
Behovet av kvalitetssäkring delas med franchisetagaren eftersom värdet av den lokala verksamheten påverkas av kvalitetsnivån i kedjan totalt. Ansvaret för kvalitetskontroll ligger på franchisegivaren som genom avtalet säkerställer att det finns möjlighet att inspektera franchisetagarnas enheter och ekonomiska förehavande. Franchisegivaren bör sätta upp ett program för kvalitetssäkringen. Exakt hur det ser ut kan skilja sig mycket ifrån fall till fall. Kan t ex innehålla:
o Kvalitetsrevisioner genom besök på enheterna med revisionsprotokoll
o Mystershoppers
o Kundutvärderingar
o Medarbetarutvärderingar Rapportering innehåller två dimensioner. Dels för att göra kontroller kring aktiviteter och utfall och dels för att samla in underlag för att fakturera serviceavgifter mm.
Vanliga rapporter är:
o Försäljningsrapporter
o Aktivitetsrapporter
o Budgets
o Bokslut
Handbok
Överföra kunskap
Handboken är också en viktig del i ansvaret att överföra kunskap jämte utbildning och löpande support. Ju bättre franchisegivaren är på att beskriva sitt koncept och instruera genom handboken desto lättare blir det. Både för franchisegivaren som slipper så mycket handpåläggning och för franchisetagaren som snabbt kan bli självständig. Målet är att kunna göra en handbok så bra att vem som helst som fick den i händerna skulle kunna driva affärskonceptet på egen hand.
En del av franchiseavtalet
Franchisehandboken har ytterligare en viktig funktion då den är en del av själva franchiseavtalet. Eftersom avtalet skulle bli olidligt långt och komplext om alla detaljer skulle stå där, så hänvisar man under flera punkter i avtalet till mer utförliga beskrivningar i handboken. Det kan t. ex vara så att franchisetagaren i avtalet förbinder sig att följa av franchisegivareren uppsatta rapporteringsrutiner, men att själva rutinerna sedan går att finna i handboken genom hänvisning.
När den första franchisetagaren ska teckna avtalet så måste en handbok finnas, med åtminstone de allra nödvändigaste beskrivningarna och instruktionerna. Detta så att franchisetagaren får en rimlig chans att förstå vad som gäller och hur saker ska göras. Allteftersom kommer sedan Driftshandboken att uppdateras och utvecklas och därmed bli mer komplett.
Print eller digitalt
Idag är det mycket lättare att uppdatera handböckerna när det ligger digitalt tillgängliga än på den tiden när papper för papper var tvungna att skickas ut och ersättas i pärmarna ute hos franchisetagarna. Idag väljer många företag olika typer av intranät lösningar där handböckerna finns tillgängliga.
Konfidentiellt
Driftshandboken är hela systemet och affärskonceptet beskrivet. Det skulle kunna få ödesdigra konsekvenser om den kom i fel händer. Därför är handboken strikt konfidentiell och franchisetagarna får oftast skriva på sekretessförbindelser vid mottagandet. Att handboken är konfidentiell och innehåller affärshemligheter är också en av anledningarna till att handboken inte lämnas ut innan man har skrivit på avtalet. Däremot kan det vara lämpligt att under franchisegivarens övervakande få bläddra i den och även läsa de partier som avtalet hänvisar till.
Utveckling
Handboken kommer att, och måste få, uppdateras och utvecklas, varför det också står så i franchiseavtalet. Det kan emellertid uppfattas som riskfyllt att man som franchisetagare skriver på något som kan komma att ändras och då delvis utanför ens egen kontroll. Ofta blir just den skrivelsen utsatt för kritik om den blivande franchisetagaren anlitar en egen advokat som läser avtalet. Det är dock en nödvändighet. Konceptet måste kunna få anpassas och förbättras med t.ex. nya rutiner och produkter. Värt att beakta är att man i ett franchiseförhållande ”sitter i samma båt”. En franchisegivare har inte intresse av att förstöra för franchisetagarna, utan vill ju att alla ska lyckas och bli framgångsrika. Franchisegivare och franchisetagare är i ett beroendeförhållande och franchisegivaren kan bara bli framgångsrika om franchisetagarna också blir det.
Innehållsförteckning
Figur 2: Exempel på en innehållsförteckning i en franchisehandbok:
Lagen om franchisegivarens informationsskyldighet
Det ställs lagstadgade krav på den information som franchisegivaren ska lämna till franchisetagaren innan samarbetet inleds. Lagen, som trädde i kraft den 1 oktober 2006, innebär att man som franchisegivare är skyldig att i skriftlig form överlämna viss information till sina blivande franchisetagare. Informationen ska överlämnas i god tid innan franchiseavtalet tecknas. Med god tid tolkar man detta till ca. 2 veckor.
Informationsmaterialet ska bl.a. innehålla följande information:
- en beskrivning av den verksamhet som franchisetagaren ska bedriva,
- uppgift om andra franchisetagare som franchisegivaren har träffat avtal med inom samma franchisesystem och omfattningen av deras verksamhet,
- uppgift om franchiseavgiften och övriga ekonomiska villkor för franchiseverksamheten,
- uppgift om immateriella rättigheter (upphovsrätt, varumärkesrätt m.m.) som ska upplåtas till franchisetagaren,
- uppgift om de varor eller tjänster som franchisetagaren är skyldig att köpa eller hyra,
- uppgift om konkurrensförbud som ska gälla under eller efter den tid som franchiseavtalet gäller,
- uppgift om avtalstiden, villkoren för förändring, förlängning och uppsägning av franchiseavtalet samt de ekonomiska konsekvenserna av en uppsägning, och
- uppgift om hur en tvist med anledning av avtalet ska prövas, och vad som ska gälla i fråga om kostnadsansvar för en sådan tvist.